Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Bij Daan & Joyce is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website en bij onze evenementen. Je vindt ons op Omloop 51, 4614 EN Bergen op Zoom. Ons KvK-nummer is 42092746.

Voor vragen over privacy of een verzoek over jouw gegevens: info@bijdaanenjoyce.nl of 06 2946 2940. Voor technische vragen kun je ook terecht bij onze websitebeheerder, Freek van Nassau, via beheer@bijdaanenjoyce.nl.

2. Welke gegevens gebruiken we en waarom?

• Aanvragen en contact. Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijf of groep, gekozen activiteit, groepsgrootte, eten, extra’s, locatie, gewenste periode en jouw bericht. Daarmee beantwoorden we je vraag, maken we een voorstel en bereiden we een mogelijke overeenkomst voor. Zonder de verplichte contact- en boekingsgegevens kunnen we een aanvraag niet goed behandelen.
• Boeking en uitvoering. Definitieve afspraken, programma, correspondentie, voorbereiding en wijzigingen. We gebruiken deze gegevens om de overeenkomst uit te voeren en de dag te organiseren.
• Deelnemers en uitnodigingen. Een organisator kan je naam en e-mailadres doorgeven. Je krijgt dan een persoonlijke uitnodiging; de naam van de organisator staat erbij. We verwerken je reactie en eventuele aanwezigheid om de bijeenkomst te organiseren. Ons gerechtvaardigd belang is een goed georganiseerde dag en duidelijke communicatie met het gezelschap. De organisator mag alleen mensen uitnodigen die een uitnodiging voor die bijeenkomst mogen verwachten.
• Facturen. Naam, factuuradres, e-mailadres, eventuele bedrijfs- en btw-gegevens, factuurregels en betaalstatus. We verwerken die voor de overeenkomst en onze wettelijke administratieplicht.
• Nieuwsbrief en WhatsApp-marketing. Alleen met toestemming gebruiken we naam, e-mailadres of telefoonnummer, bedrijf, interesses of labels en de vastgelegde toestemming voor marketing. Een nieuwsbriefinschrijving via de website wordt pas actief nadat je de bevestigingsmail bevestigt. Een boeking maakt je niet automatisch nieuwsbriefabonnee. WhatsApp-marketing heeft een eigen toestemming.
• Nieuwsbriefstatistieken. Ons mailingsysteem bewaart verzendstatussen en of en wanneer de hoofdknop in een marketingmail is aangeklikt. Daarmee zien we welke inhoud interesse heeft en kunnen we, binnen je toestemming voor marketing, een passende vervolgmail sturen. Dit staat los van cookies op de website. Je kunt je altijd afmelden.
• Wachtlijst. Met jouw toestemming bewaren we naam, e-mailadres en gewenste ondernemerseditie om je over een beschikbare plek te benaderen. Dat is geen nieuwsbriefinschrijving of bevestigde boeking.
• Beoordelingen. Na afloop kun je vrijwillig een beoordeling geven. De beoordeling is gekoppeld aan jouw deelname. Via een persoonlijke link kun je eenmaal per bijeenkomst 1 tot 5 sterren, een korte tekst, je voornaam en eventueel je bedrijf insturen. Je ontvangt na afloop een verzoek en, als je nog niet hebt gereageerd, eenmaal een herinnering na vijf dagen. Ons gerechtvaardigd belang is het beoordelen en verbeteren van onze dienstverlening. Zonder toestemming blijft je reactie alleen zichtbaar voor Daan & Joyce. Alleen als je daar zelf toestemming voor geeft, kunnen we je sterren, tekst, voornaam en eventueel bedrijf na controle op de website publiceren. Je e-mailadres en persoonlijke link worden nooit gepubliceerd. Je kunt je publicatietoestemming intrekken via info@bijdaanenjoyce.nl; we halen je recensie dan van de website. Eerdere privébeoordelingen blijven privé.
• Beveiliging en technische werking. De hosting kan technische verzoekgegevens vastleggen, zoals IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina en browserinformatie. De applicatie gebruikt ook beveiligde inlogsessies en afgeleide kenmerken van IP-adressen om misbruik te beperken. Ons gerechtvaardigd belang is een veilige en werkende website.

We verkopen je gegevens niet. De website neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor je hebben. Een aanvraag wordt door Daan & Joyce gecontroleerd en bevestigd.

3. Dieetwensen en gevoelige informatie

Dieetwensen kunnen iets zeggen over je gezondheid of overtuiging. Deel alleen wat nodig is voor de maaltijd; medische dossiers, diagnoses en andere uitgebreide gezondheidsinformatie hebben we niet nodig. In het persoonlijke deelnemersformulier vragen we apart je uitdrukkelijke toestemming voordat ingevulde dieetwensen worden verwerkt en gedeeld met de organisator, Daan & Joyce en, voor zover nodig voor de maaltijd, de catering. Geef geen gezondheidsgegevens van iemand anders door zonder diens uitdrukkelijke toestemming.

Je kunt je dieetwensen in dat formulier aanpassen of verwijderen zolang reageren nog mogelijk is. Daarna kun je ons bellen of mailen. Je kunt toestemming intrekken; dat verandert niets aan een eerdere rechtmatige verwerking. We stemmen dan samen af welke maaltijd nog passend kan worden verzorgd. Gebruik voor gevoelige informatie liever het persoonlijke formulier of rechtstreeks contact dan het algemene bijzonderhedenveld.

4. Met wie worden gegevens gedeeld?

• Daan & Joyce en de organisator: voor de voorbereiding en uitvoering. De organisator kan de namen, reacties en gedeelde dieetwensen van het eigen gezelschap bekijken. Andere deelnemers krijgen geen toegang tot die lijst.
• Restaurant ’t Spuihuis en betrokken locatie of begeleiders: alleen de informatie die nodig is voor de afgesproken maaltijd, locatie of activiteit. Denk aan aantallen, planning en noodzakelijke dieetafspraken.
• TransIP: hosting van de website, database en bijbehorende technische voorzieningen.
• Resend: verzending van boekingsberichten, uitnodigingen, facturen en marketingmails. Daarvoor worden het e-mailadres, de inhoud en benodigde bijlagen aan deze dienst doorgegeven.
• Websitebeheerder Freek van Nassau: voor onderhoud, ondersteuning en het oplossen van technische problemen, voor zover toegang daarvoor nodig is.
• Bevoegde instanties of administratieve ondersteuning: als dat nodig is voor onze wettelijke verplichtingen of de afhandeling van een geschil.

De geplande verwerking van mails wordt gestart via cron-job.org. Die timer krijgt geen deelnemerslijst of mailinhoud; de website verwerkt de berichten zelf.

5. Verwerking buiten Europa

Resend is een Amerikaanse dienst. Bij e-mailverzending kunnen gegevens in de Verenigde Staten en bij diens dienstverleners worden verwerkt. Resend beschrijft de gebruikte waarborgen, waaronder het EU–US Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen, in zijn verwerkersvoorwaarden. Meer informatie staat in de privacyverklaring van Resend. Je kunt ons om informatie over de toepasselijke waarborgen vragen.

6. Hoe lang blijven gegevens bewaard?

We bewaren persoonsgegevens zolang dat nodig is voor het doel waarvoor ze zijn ontvangen. Daarbij gebruiken we de volgende criteria:

• Aanvragen en correspondentie: zolang het contact of voorstel loopt en daarna voor zover nodig om gemaakte afspraken, vragen, klachten of een geschil af te handelen.
• Boekingen en deelnemers: voor de voorbereiding, uitvoering en nazorg. Daarna alleen voor zover nog nodig voor openstaande afspraken of gerechtvaardigde aanspraken. Dieetgegevens zijn bedoeld voor de betreffende bijeenkomst, niet voor een blijvend gezondheidsprofiel.
• Facturen en fiscale administratie: in beginsel zeven jaar op grond van de fiscale bewaarplicht. Niet alle informatie uit een boeking is daarvoor nodig.
• Nieuwsbrief: zolang je toestemming geldt. Na afmelding gebruiken we je gegevens niet meer voor marketing. Een beperkt bewijs van toestemming en afmelding kan blijven staan om jouw keuze te respecteren en verantwoording af te leggen.
• Wachtlijst: zolang de betreffende editie of je verzoek nog relevant is. Je kunt ons vragen je van de lijst te verwijderen.
• Beoordelingen en technische gegevens: zolang die nodig zijn voor de opvolging, verbetering of beveiliging. Bij een incident of geschil kan langer bewaren noodzakelijk zijn.

Archiveren in onze administratie is geen automatische verwijdering. Gegevens kunnen ook in afgeschermde reservekopieën voorkomen. Een verzoek om verwijdering beoordelen we daarom voor de verschillende systemen, met behoud van gegevens die we wettelijk moeten bewaren. De termijnen voor opslag op je eigen apparaat staan in de cookieverklaring.

7. Jouw rechten

Je kunt vragen welke gegevens we van je hebben, om een kopie vragen en onjuiste gegevens laten verbeteren. Je kunt ook verzoeken om verwijdering, beperking of overdracht van je gegevens, waar dat recht van toepassing is. Tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang kun je bezwaar maken. Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken; we stoppen die dan.

Toestemming kun je op ieder moment intrekken. Afmelden voor de nieuwsbrief kan via de afmeldlink in iedere marketingmail. Dat stopt geen noodzakelijke berichten over een bestaande boeking. Je cookievoorkeur pas je aan via Cookie-instellingen.

Mail je privacyverzoek naar info@bijdaanenjoyce.nl. We reageren in beginsel binnen één maand. Als een verzoek ingewikkeld is, kan die termijn wettelijk met maximaal twee maanden worden verlengd; dat laten we binnen de eerste maand weten. We kunnen passende informatie vragen om te controleren dat het verzoek echt van jou komt. Stuur niet uit eigen beweging een kopie van je identiteitsbewijs.

Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Beveiliging, links en wijzigingen

De website gebruikt een beveiligde verbinding en de beheeromgeving vereist een inlog. Persoonlijke pagina’s gebruiken moeilijk te raden links. Iedereen die zo’n link ontvangt kan de bijbehorende pagina openen: deel je persoonlijke deelnemers- of organisatielink daarom niet. De algemene uitnodigingslink is juist bedoeld voor jullie gezelschap.

Facebook, Instagram, WhatsApp en Google Maps worden via gewone links geopend. Hun privacyregels gelden zodra je hun dienst bezoekt. We laden geen sociale feeds of advertenties van deze platforms op onze website. Lettertypen worden vanaf onze eigen hosting geladen.

Als de website of onze verwerking verandert, passen we deze verklaring aan. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd.